L'Association des Secrétaires Généraux des Parlements est un organisme consultatif de l'Union interparlementaire, conformément à la section VIII, article 27, des statuts de l'Union.

Elle a pour but de :

Ses membres se communiquent mutuellement, tant pour participer aux études entreprises en commun que pour satisfaire à des demandes individuelles, tous renseignements relatifs au droit et à la procédure parlementaire, aux méthodes de travail, à l'organisation de leur Assemblée et à l'administration des services parlementaires.

1° L'Association est composée des secrétaires généraux et des secrétaires généraux adjoints des parlements, ainsi que des assemblées parlementaires internationales, que ceux-ci soient affiliés ou non à l'Union interparlementaire.

2° Lorsqu’un secrétaire général ou un secrétaire général adjoint ne peut assumer personnellement une participation directe à l'Association, celle-ci peut admettre comme membre un haut fonctionnaire de cette assemblée mandaté par le secrétaire général.

On entend par secrétaire général d'une assemblée la personne qui exerce la direction de l’ensemble des services parlementaires.

1° L'Association, sur rapport de son Comité exécutif, se prononce sur les candidatures.

2° La procédure figurant au paragraphe (1°) s'applique aux suspensions des membres.

1° Un membre de l'Association empêché d'assister à une session, une réunion ou une séance de l'Association peut désigner comme suppléant un autre fonctionnaire de son Assemblée.

2° La désignation doit être communiquée par écrit au président de l'Association au plus tard à l'ouverture d’une séance ; elle est valable pour la durée de la session ou de la réunion.

L’effectif de la représentation de chaque assemblée ne peut être simultanément supérieur à deux membres.

L’Association peut, sur proposition du Comité exécutif, de sa propre initiative ou à la demande d’un ou plusieurs membres, conférer l'honorariat aux anciens membres qui lui ont rendu des services importants.

L’Association, dans le respect des principes et conditions contenus dans les statuts de l’UIP et sur proposition du Comité exécutif, peut admettre des observateurs en raison de leur qualité ou de leurs compétences particulières.

1° Quand l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il est en retard dans le paiement de ses contributions aux dépenses de l’Union, un membre de l’Association provenant de ce parlement peut continuer à faire partie de l’Association.

2° Lorsque l’affiliation d’un parlement à l’Union interparlementaire a été suspendue parce qu’il a cessé de fonctionner, le Comité exécutif fait rapport, dans les meilleurs délais, à l'Association sur la possibilité pour un membre provenant dudit Parlement de continuer à faire partie de l’Association.

1° L'Association se réunit chaque année en session, concurremment avec les Assemblées de l'Union interparlementaire, et au siège de celles-ci.

2° Elle peut également tenir des réunions, concurremment avec les réunions du Conseil interparlementaire de l’UIP, et au siège de celui-là.

3° Elle peut également, en coordination avec l’UIP, tenir des réunions exceptionnelles.

La convocation du président pour chaque session ou réunion contient le projet d'ordre du jour de celle-ci. Ce projet détaille l’ordre et le moment du passage des interventions, ainsi que des autres points à l’ordre du jour.

Un représentant de l’Union interparlementaire est entendu à sa demande au cours des sessions et autres réunions de l’Association.

Le Comité exécutif se compose de :

Le Bureau se compose du président, des vice-présidents et de deux co-secrétaires nommés par le président.

Dans le cas prévu à l’article 10 (2°), le membre de l’Association appartenant audit parlement ne peut se porter candidat à un quelconque poste du Comité exécutif.

Il est d’office mis fin au mandat en cours du membre du Comité exécutif dudit parlement au moment de la suspension ; le poste est déclaré aussitôt vacant.

Tout membre élu du Comité exécutif, qui n'assiste au cours de deux sessions ou réunions consécutives, telles que définies à l'article 11, à aucune des réunions du comité exécutif, est considéré démissionnaire au début de la session ou réunion suivante. Une liste des présents est établie à l'occasion de chaque séance du Comité.

Le Président rappelle par écrit au membre élu du Comité exécutif qui n'a assisté à aucune de ses séances au cours d'une session ou d'une réunion de l'Association, telle que définie à l'article 11, les dispositions de l'alinéa précédent.

1° Les candidatures au Comité exécutif doivent être reçues par écrit, sur un formulaire pré-établi, et dans un délai fixé par le Comité exécutif. Elles doivent comporter l’acceptation formelle du candidat.

2° La durée des mandats des membres du Comité exécutif est de trois ans.

3° Les élections ont lieu au cours de la session annuelle ou de la réunion visées à l’article 11.

4° Le mandat court du lendemain de la clôture de la session au cours de laquelle l’élection a eu lieu ; il prend fin à la clôture de la session au cours de laquelle il a été procédé à l’élection du nouveau membre.

1° Si une vacance survient au cours du mandat d’un membre du Comité exécutif, une élection a lieu pour un mandat complet.

2° En cas de vacance de la présidence ou d’empêchement du président, ses fonctions sont exercées à titre intérimaire, dans l’ordre d’élection, par l’un des viceprésidents ou, à défaut, par un autre membre du Comité exécutif. En cas d’égalité, le doyen d’âge est désigné.

Les membres du Comité exécutif ne sont pas rééligibles aux mêmes fonctions pendant deux ans et doivent être remplacés par un membre provenant d’un autre parlement.

Chaque membre élu du Comité exécutif dispose d'une voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Le Comité exécutif :

a) propose des sujets d'étude et des rapporteurs,

b) décide des thèmes qui seront présentés et discutés au cours de la session ou

réunion suivante,

c) propose l’ordre du jour des sessions ou réunions de l’Association,

d) veille à l'exécution des décisions de l'Association,

e) approuve le projet de budget annuel et propose à l'Association l'approbation des

comptes définitifs de l'année écoulée,

f) fixe les lieu et date des réunions exceptionnelles visées à l'article 11.3°,

g) examine et propose à l'Association toute modification de son Règlement,

h) propose les dispositions nécessaires pour la tenue des élections.

1° Le Comité exécutif se réunit sur convocation de son président. Il doit être réuni au moins deux fois à l'occasion de chaque session ou réunion.

2° Le secrétaire général de l'Union interparlementaire ou son représentant peut demander à y être entendu.

3° Il peut également valablement arrêter des décisions au cours de réunions tenues par l’intermédiaire de moyens électroniques.

Seules les décisions prises par l’Association lors des sessions ou d’autres réunions l’engagent. Sauf exception, l’Association ne peut adopter un rapport et en autoriser la publication qu’après l’avoir examiné au moins au cours d’une session.

2° Les membres visés à l’article 3 (2°) ne sont pas éligibles.

Les propositions soumises à l’Association sont adoptées à la majorité des suffrages exprimés.

Le président vote, mais n'a pas voix prépondérante. En cas d’égalité des voix, la proposition n'est pas adoptée.

Les procès-verbaux des sessions de l'Association sont rédigés dans les langues officielles de l'Union interparlementaire et adressés aux membres de l'Association par les co-secrétaires.

1° L’Association assume la publication et la diffusion des Informations constitutionnelles et parlementaires dans les langues officielles de l’UIP.

2° Les rapports adoptés par l'Association sont publiés dans les Informations  constitutionnelles et parlementaires.

1° Les langues employées aux réunions de l'Association et du Comité exécutif sont les langues officielles de l'Union interparlementaire.

2° Tous les questionnaires, rapports et autres documents de l'Association sont établis dans les langues officielles de l'Union interparlementaire.

3° Si un membre ne s’exprime pas dans l’une de ces langues, il peut avoir recours, à ses frais, à un interprète s’exprimant dans une des langues officielles.

BUDGET

1° Le président soumet au Comité exécutif le projet de budget annuel établi après consultation du secrétaire général de l'Union interparlementaire, et après avoir été entendu par le Comité exécutif de l'Union, si les propositions budgétaires de l'Association ne correspondent pas à celles envisagées par le secrétaire général de l'Union.

2° Ce budget est soumis pour ratification à l’Association dans les meilleurs délais.

3° Chaque parlement ou assemblée parlementaire représentée au sein de l'Association doit apporter à ce budget une contribution annuelle dont le montant est fixé par l'Association.

4° La contribution des observateurs est égale à la moitié de la moyenne de celle des membres.

5° Le Comité exécutif peut proposer de suspendre tout ou partie des droits attachés à la qualité de membre de l’Association, dans les conditions définies a l’article 5.2 des statuts de l’Union interparlementaire, lorsqu’un retard d’au moins trois années est constaté dans le paiement des cotisations.

1° Chaque membre de l’Association peut proposer de modifier le Règlement de l’Association.

2° Le président peut informer les membres de l’Association des propositions de modification du règlement qui sont transmises au Comité exécutif, avant que ces propositions soient examinées par celui-ci.

La durée des mandats des membres du Comité exécutif, élus avant la session du printemps 2002, est rétroactivement portée à trois ans. Il est considéré que ce mandat a pris cours à la clôture de la session où leur élection a eu lieu.