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Règles de l'Association

Règles de septembre 1971
(comme elles ont été amendées à Genève en octobre 1973, à Bucarest en avril 1974, à Sofia en septembre 1977, à Genève en septembre 1984, à Berlin en octobre 1999, à Jakarta en octobre 2000, à la Havane en avril 2001 et à Marrakech en mars 2002)

Contenu

Buts
Composition
Sessions
Décisions et mode d'élection de l'Association
Minutes et publications
Langues
Budget
Amendements aux règles de l'Association
Règle temporaire

Buts

RÈGLE 1

L'Association des Secrétaires Généraux des Parlements, est un organe consultatif de l'Union Inter-Parlementaire en accord avec la Section VII, Article 26 des Statuts de l'Union. Elle a pour but de:

faciliter les contacts personnels entre ses membres;
en conjonction avec l'Union Inter-Parlementaire, de coopérer avec les Parlements ayant besoin d'une assistance et d'un soutien légal et technique;
d'étudier le droit, les pratiques et procédures parlementaires;
des proposer des mesures visant à l'amélioration des méthodes de travail des différents Parlements;
d'assurer la coopération entre les services des différents Parlements.

RÈGLE 2

Chaque membre devra fournir des informations à propos du droit, des pratiques et procédures, ainsi que des méthodes de travail et organisation de son propre Parlement et de l'administration des services parlementaires, à la requête de l'Association ou d'un/une de ses membres.

Composition

RÈGLE 3

(1)	L'Association devra comprendre des Secrétaires Généraux et des Secrétaires Généraux Adjoint(e)s des Parlements ou des Assemblées Parlementaires Internationales, que ces Parlements ou Assemblées soient ou non affiliés à l'Union Inter-Parlementaire.
(2)	Si un(e) Secrétaire Général(e) ou Secrétaire Général(e) Adjoint(e) se trouve dans l'impossibilité de prendre part directement ou indirectement au travail de l'Association, celle-ci pourra admettre, en tant que membre, un/une haut(e) représentant(e) de cette Assemblée qui officiera sous l'autorité du/de la Secrétaire Général(e).

RÈGLE 4

On entend par Secrétaire Général(e) d'une assemblée parlementaire toute personne étant en charge des services parlementaires.

RÈGLE 5

L'Association décidera des candidatures pour l'accession au titre de membre sur rapport du Comité Exécutif.

RÈGLE 6

(1)	Si un/une membre ne peut assister à une session, réunion ou séance de l'Association, il/elle pourra nommer un/une autre membre de son équipe parlementaire comme substitut.
(2)	Ces nominations devront être communiquées par écrit au Président de l'Association, au plus tard à l'ouverture de la séance concernée. Ces nominations ne seront valides que pour une session ou une réunion donnée.

RÈGLE 7

Aucune assemblée ne peut être représentée par plus de deux membres du même Parlement à chaque fois.

RÈGLE 8

L'Association pourra attribuer un titre de membre honoraire à un/une ancien(ne) membre de l'Association ayant rendu de grands services, soit sur proposition du Comité Exécutif, soit à la requête d'un/une membre.

RÈGLE 9

L'Association peut, en prenant compte les principes et conditions prévus dans les Statuts de l'UIP, à la requête du Comité Exécutif, admettre des observateurs en raison de leur statut particulier ou expérience technique.

RÈGLE 10

(1)	Quand l'affiliation d'un parlement à l'Union Inter-Parlementaire a été suspendue à cause d'un retard de paiement de sa contribution à l'Union, un/une membre de ce Parlement peut continuer à être membre de l'Association.
(2)	Quand l'affiliation d'un parlement à l'Union Inter-Parlementaire a été suspendue car le Parlement a cessé de fonctionner, le Comité Exécutif devra décider le plus tôt possible de l'admissibilité d'un/une membre de ce Parlement à rester membre de l'Association.

Sessions

RÈGLE 11

(1)	Chaque année l'Association se réunira à l'occasion de et en lieu des conférences de l'Union Inter-Parlementaire
(2)	Elle peut aussi se réunir à d'autres occasions au cours de et en lieu des réunions du Conseil de l'UIP.
(3)	L'Association peut aussi organiser des réunions exceptionnelles en coopération avec l'IPU.

RÈGLE 12

Le/la Président(e) convoquera chaque session ou réunion de l'Association par circulaire définissant le programme prévu de la session. Il faudra prévoir dans le programme l'ordre et le minutage des interventions et autres événements.

RÈGLE 13

Un/une représentant(e) de l'Union pourra intervenir s'il/elle le désire lors des plénières ou d'autres réunions de l'Association.
Comité Exécutif et Bureau

RÈGLE 14

Le Comité Exécutif comprendra le/la Président(e) de l'Association, les deux Vice-Président(e)s, et six autres membres qui seront élus par l'Association, ainsi que les anciens Présidents membres ou membres honoraires de l'Association. Tous les membres élus du Comité Exécutif doivent appartenir à des Parlements différents.

RÈGLE 15

Le Bureau comprendra le/la Président(e), le/la Vice-Présidente, et deux Secretaires-Adjoint(e)s qui seront nommés par le/la Président(e).

RÈGLE 16

Selon les termes de la Règle 10(2), un/une membre de ce Parlement ne peut être candidat(e) à l'élection d'aucun poste du Comité Exécutif. Si au moment de la suspension un/une membre de ce Parlement est membre du Comité Exécutif, son adhésion au Comité Exécutif cessera immédiatement et le poste deviendra vacant.

RÈGLE 17

(1)	Les Candidats à l'élection du Comité Exécutif doivent être nominés par écrit à l'aide d'un formulaire prévu à cet effet et dans des délais déterminés par le Comité Exécutif. Ces nominations doivent être accompagnées d'un accord officiel du/de la candidate.
(2)	Les membres du Comité Exécutif seront élus pour une période de trois ans.
(3)	Les élections auront lieu pendant les Sessions Annuelles et elles seront tenues selon les termes de la Règle 11(1) .
(4)	Les membres élus prendront leur fonction à l'issue de la session durant laquelle ils auront été élus et ce jusqu'à la fin de la plénière durant laquelle les élections suivantes auront été tenues.

RÈGLE 18

(1)	Si un poste devient vacant avant la fin de la période prévue selon les termes de la Règle 17(4), une élection sera tenue à cet effet.
(2)	Si le/la Président(e) est absent(e) ou la fonction devient définitivement vacante, la charge de Président(e) sera soit tenue temporairement par le/la Vice-Président(e) ayant le plus d'ancienneté, soit par un/une de membres du Comité Exécutif choisi(e)sur la même base. Dans le cas d'une ancienneté égale, le/la membre le/la plus âgé(e) aura la priorité.

RÈGLE 19

Les Membres du Comité Exécutif ne peuvent pas se présenter pour la même charge pendant une période de deux ans. Leur place sera prise par un/une membre d'un autre Parlement.

RÈGLE 20

Tous les membres du Comité Exécutif auront une voix. Si une majorité de voix n'est pas atteinte, la voix du/de la Président aura la précédence.

RÈGLE 21

Le Comité Exécutif aura pour tâche de:

(a)	prendre l'initiative des thèmes et nommer les Rapporteurs/euses;
(b)	décider des thèmes spécifiques présentés et discutés lors des sessions et réunions à venir;
(c)	proposer l'ordre du jour des sessions et autres réunions de l'Association;
(d)	prendre les mesures nécessaires pour assurer l'exécution des décisions de l'Association;
(e)	approuver le budget annuel provisionnel de l'Association pour l'année à venir et présenter les comptes de l'année passée pour approbation de l'Association;
(f)	décider des lieux et jours des réunions exceptionnelles comme il est spécifié dans la Règle 11(3);
(g)	étudier et soumettre à l'Association les propositions d'amendement aux Règles de L'Association, et
(h)	proposer l'organisation de la tenue d'élections.

RÈGLE 22

(1)	Le Comité Exécutif se réunira à la convocation du/de la Président(e). Le Comité se réunira au minimum deux fois lors des sessions ou réunions de l'Association.
(2)	Le/la Secrétaire Général(e) de l'Union ou son/sa représentant(e) peut intervenir à sa requête lors des réunions du Comité Exécutif.
(3)	Le Comité peut aussi prendre des décisions lors de réunions tenues par voie télématique.

Décisions et mode d'élection de l'Association

RÈGLE 23

Seules les décisions prises lors des sessions ou autres réunions de l'Association engageront l'Association. Sauf circonstances exceptionnelles, l'Association n'acceptera pas de rapport ni n'en autorisera la publication sans que celui-ci n'ait été étudié à l'occasion d'au moins une session.

RÈGLE 24

(1)	Les observateurs ne prendront pas part aux votes des rapports ou des élections. Ils ne pourront pas être élus.
(2)	Les personnes membres selon les dispositions de la Règle 3(2) ne pourront pas être élus.

RÈGLE 25

Une majorité de voix sera requise pour l'adoption de toute proposition soumise à l'Association.

RÈGLE 26

Le/la Président(e) votera mais n'aura pas voix prépondérante. Si le vote est nul, la proposition ne sera pas adoptée.

Minutes et publications

RÈGLE 27

Les minutes des sessions de l'Association seront tenues dans les langues officielles de l'Union Inter-parlementaire et distribuées aux membres de l'Association par les Secrétaires Adjoint(e)s.

RÈGLE 28

(1)	L'Association sera responsable de la publication et de la distribution de "Informations Constitutionnelles et Parlementaires" dans les langues officielles de l'UIP.
(2)	Les Rapports adoptés par l'Association seront publiés dans "Informations Constitutionnelles et Parlementaires".
(3)	Les documents suivants seront également publiés dans "Informations Constitutionnelles et Parlementaires" sur décision du/de la Président(e): Constitutions nouvelles et révisées; communications présentées aux sessions et réunions; débats sur des thèmes spécifiques décidés par le Comité Exécutif; autre information constitutionnelle ou parlementaire d'intérêt pour les membres de l'Association.
(4)	L'Association assurera la circulation et la publication d'informations sur le site Internet de l'Union Inter-Parlementaire.

Langues

RÈGLE 29

(1)	Les langues utilisées lors des réunions de l'Association ou du Comité Exécutif seront les langues officielles de l'Union Inter-Parlementaire.
(2)	Tous questionnaires, rapports et autres documents de l'Association seront rédigés dans les langues officielles de l'Union Inter-Parlementaire.
(3)	Si un/une membre ne peut utiliser une des langues, il/elle devra utiliser les services d'un/une interprète à ses propres frais.

Budget

RÈGLE 30

(1)	Le/la Président(e) soumettra un budget provisionnel au Comité Exécutif de l'Association pour l'année à venir qu'il/elle aura préparé en consultation avec le/la Secrétaire Général(e) de l'Union, et après avoir été entendu par le Comité Exécutif de l'Union si les estimations budgétaires de l'Association ne correspondent pas avec celles proposées par le/la Secrétaire Général(e) de l'Union.
(2)	Le budget sera soumis pour approbation aussi tôt que possible.
(3)	Toute Chambre représentée dans l'Association versera annuellement au budget de l'Association une somme fixée par l'Association.
(4)	Les observateurs payeront une contribution égale à la moitié de la moyenne des cotisations des membres.
(5)	Le Comité Exécutif peut proposer que tout ou partie des droits associés à l'adhésion soit suspendu, comme il est stipulé dans l'article 5.2 des Statuts de l'Union Inter-Parlementaire, dans le cas d'un retard de paiement des cotisations d'au moins trois ans.

Amendements aux Règles de l'Association

RÈGLE 31

(1)	Tout membre peut proposer un amendement aux Règles of l'Association. Une proposition d'amendement aux Règles de l'Association sera étudiée par le Comité Exécutif avant d'être soumise au vote de l'Association.
(2)	Les membres de l'Association peuvent être informés par le/la Président(e) de toute proposition d'amendement aux Règles envoyée au Comité Exécutif avant qu'elle soit étudiée par le Comité Exécutif.

Règle Temporaire

RÈGLE 32

Les membres du Comité Exécutif élus avant la session de printemps 2002 tiendront rétroactivement leurs fonctions pour une période de trois ans. Cette période devra avoir pris effet à l'issue de la fin de la session durant laquelle ils auront été élus.